Esta mañana desayunábamos con un asesor experto en Slack. ¿Qué es Slack?.
Como muchos de vosotros sabéis se trata de una plataforma de trabajo y colaboración en equipo. Ideal para gestionar proyectos, equipos remotos, información compartida, agendas y una cuantas cosas más. En Atman llevamos algún tiempo usando Slack para dar continuidad y seguimiento a algunos procesos de coaching de equipos virtuales, es decir, la mayor parte del tiempo a lo largo del año no se ven físicamente.
¿Por qué tiene tanto éxito Slack?. Ante mi pregunta la respuesta era inmediata: porque permite trabajar juntos individualmente, conectados los unos con los otros y sin ruido. Tras una buena sesión de preguntas técnicas sobre funcionalidades y posibilidades nos hemos despedido. Pero una idea rondaba mi cabeza: el silencio en equipo, una asignatura pendiente. ¿Hay alguna relación entre silencio en equipo y productividad?
En un momento social en el que el ruido es incesante, las personas necesitamos silencio. La contaminación acústica exterior e interior de nuestros días urbanos y de oficina aumentan la sensación de prisa, estrés y nos hace perder energía. Esa es una de las razonas por las que muchos directivos de alto rendimiento se levantan a las 4 de la mañana para exprimir la productividad de esas horas tempraneras de no email, no teléfono, no interrupciones. Muchas de las grandes ideas nacen en las horas del silencio del amanecer. ¿Y qué pasa con los equipos?, ¿Se puede utilizar el silencio como herramienta de mayor bienestar y rendimiento colectivo?. Mi reflexión es que sí.
Investigando un poco me doy cuenta de que ya hay gente que está utilizando esta clave en organizaciones como Amazon. El método es simple, pero frágil, así que hay que entrenarlo.
La manera en que lo ponen en práctica es la siguiente: cuando el equipo se reúne todo el mundo permanece 30 minutos en silencio leyendo el memorando, agenda u hoja de ruta que ha de dar cuerpo a la reunión del equipo (team meeting). Durante ese tiempo nadie habla. Cada uno en silencio va escribiendo notas, aclaraciones, necesidades o comentarios en el documento compartido. De este modo se acelera el proceso en el que el equipo al completo asimila y procesa los temas cruciales, se van priorizando los asuntos (según el número de comentarios o anotaciones), se evita perder tiempo, se evita hacer un uso desproporcionado de los turnos de conversación y de tomar decisiones basadas en criterios personales: el que filtra y decide es el equipo como sistema, nadie en particular.
Acabado este tiempo de silencio activo-reflexivo el equipo para a una segunda fase: se inicia la conversación. Ahí es donde se aclara, matiza o expresan aspectos que no pueden ser manifestados virtualmente, como las emociones.
¿Qué aporta es método?.
Primero permite trabajar conectados mentalmente durante un cierto tiempo sin que las distracciones, interrupciones o «enrocamientos conversacionales» hagan que la reunión de incline hacia un solo lado o se vuelva poco inteligente. Muchas reuniones son monotemáticas, monopropietarias o planas emocionalmente. Algunas otras son inteligentes.
Este cambio de enfoque en cómo hacer reuniones de equipo filtra así disfunciones grupales como el que se decida lo que dice el que más tiempo habla, el que habla más fuerte o el que mejor verborrea tiene. Estas disfunciones convierten a muchos equipos en meros grupos, donde se pierde la inteligencia colectiva que caracteriza a los equipos y se pivota sobre aspectos más personalísticos o jerárquicos.
Otro de los beneficios es que se pierde menos tiempo en darle muchas vueltas al mismo tema y alargar los temas a abordar innecesariamente. Quizá el beneficio más determinante es que este método hace que se pueda funcionar como equipo en toda su expresión ya que permite que caracteres más introvertidos, reservados o personas con menos habilidades interpersonales y de comunicación puedan contribuir y aportar en el mismo grado en que lo hacen el resto de compañeros.
Así que sí, las reuniones silenciosas son ya una realidad en un buen puñado de equipos profesionales que quieren hacer del silencio algo productivo en equipo. Good Job!