Japón es la cuna de este término y de esta filosofía. La palabra Kaizen está formada por dos términos: Kai, que significa “cambio”, y zen, que se traduce como “mejor”.  Suena bien ¿verdad? Pues explicado suena todavía mejor.

Este “cambio a mejor” es lo que implantamos de la mano del método Kaizen. Como podemos suponer, podemos aplicarlo, no solo en ámbito laboral, sino en cada área de nuestra vida para realizar pequeños cambios que nos conducen a conseguir grandes metas. El nacimiento del método Kaizen es inspirador y explica la importancia y el éxito inmediato que acompañó esta filosofía de vida y de trabajo desde el primer momento.

Si quieres saberlo todo sobre Kaizen y empezar a experimentar mejoras continuas en tu vida, quédate, este post te interesa.

¿Qué es el método Kaizen y cómo surgió?

Para responder esta pregunta habremos de situarnos en el Japón de los años posteriores a la Segunda Guerra Mundial. Nos encontramos con un país inmerso en una profunda reforma económica e industrial, muy influida por las metodologías estadounidenses.

Los métodos de trabajo presentados por William Edwards Deming y Joseph Juran en el país nipón unidos a la cultura oriental, cristalizaron en esta filosofía que apuesta por la mejora continua.

Aplicada, en origen, al ámbito laboral, el método Kaizen proponía la realización de pequeñas acciones por parte de los trabajadores de una empresa para detectar problemas y solucionarlos. Cada proceso, se revisaba para ser optimizado.

Esta optimización o mejora continua es la que permite crear un proceso lo más estable posible de producción, en el que optimizamos al máximo tiempo y los recursos para obtener una mayor productividad. Así, podemos establecer que la filosofía Kaizen está basada en dos pilares fundamentales: gradualidad y continuidad.

Así, la filosofía Kaizen es la que reina en empresas tan dispares y tan importantes como Toyota, Walt Disney o Sony, lo que nos habla del éxito de poner en práctica esta filosofía de trabajo.

Pero, también podemos aplicar esta misma filosofía a nuestra vida diaria, en las relaciones personales o en la consecución de objetivos vitales, de tal manera que, a través de pequeños cambios, continuados en el tiempo, podamos alcanzar nuestras metas sin sentirnos desbordados por la situación o caer en la procrastinación.

Características de la filosofía Kaizen

Kaizen significa esfuerzo constante con el foco puesto en la mejora de los estándares. En la filosofía Kaizen, acomodarse no es una opción. Cada uno de los nuevos patrones que hayamos alcanzado se consideran un nuevo escalón para seguir mejorando.

En la filosofía Kaizen, podemos encontrarnos con las siguientes características:

Optimización del tiempo

El tiempo es considerado un recurso estratégico en la filosofía Kaizen. El tiempo, ya sea en las relaciones personales o en el ámbito laboral, es un recurso limitado. Pese a ello, es uno de los recursos más desperdiciados, tanto en uno como en otro ámbito, aun sabiendo que, el tiempo, no se puede recuperar.

¿Qué propone Kaizen? Ejerzamos un riguroso control sobre el tiempo, de tal manera que lo aprovechemos de forma eficiente y podamos poner en marcha otras tareas que también requieren de nuestra atención. Para Kaizen, el tiempo es un recurso activo administrable. Si lo utilizamos de forma ineficiente, nos estancaremos, tanto a nivel empresarial como personal.

Las cinco S del método Kaizen

La filosofía Kaizen también puede considerarse una estrategia que ponemos en marcha para que nuestra organización o rutina diaria sea, cada vez, más perfecta. Para ello, la disciplina es una de las condiciones fundamentales para eliminar el tiempo improductivo.

¿Cómo lo conseguimos? Kaizen te lo explica a través de su “método de las cinco S”.

  • Seiri (clasificación): diferenciar lo que es útil de lo que es inútil.
  • Seiton (orden): ordenar lo que sea útil y decidir qué hacer con lo que es inútil. Esta organización nos brinda ventajas en tiempo y en recursos.
  • Seiso (limpieza): luchar para que el orden y la limpieza sean una constante. Así, gozaremos de una mayor simplicidad a la hora de proceder, pues detectaremos más fácilmente los problemas.
  • Seiketsu (estandarización): la estandarización de los procesos los simplifica y los reproduce de forma homogénea. Así, serán mucho más sencillos de realizar y menos frecuente que aparezcan problemas.
  • Shitsuke (disciplina): alimentar la disciplina y el autocontrol como base de una productividad óptima.

Estos 5 pasos nos ayudan a eliminar malos hábitos y minimizar las pérdidas de tiempo.

El enfoque PDCA

Este concepto fundamental deriva del acrónimo Plan, Do, Check y Act = Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Se trata de una herramienta que emplearemos de forma cíclica, por lo que promueve la mejora continua de los procesos.

  • Planificar: primera etapa en la que identificamos los problemas, definimos los recursos que vamos a emplear para resolverlos y los objetivos finales.
  • Hacer: determinada la solución al problema, comenzamos con su implementación. En esta fase es crucial identificar los problemas que puedan surgir.
  • Verificar: medimos y evaluamos los resultados obtenidos y los comparamos con las expectativas iniciales. Verificar los resultados es probablemente la fase más importante del ciclo PDCA. Se debe prestar suficiente atención para que los errores recurrentes no se presenten nuevamente y se produzca así una mejora evidente.
  • Actuar: esta última etapa se corresponde con las posibles acciones correctivas y, también, con las de mejora, si así lo consideramos. Si obtenemos deficientes resultados, tras la implementación de las acciones de mejora, el ciclo debe reiniciarse.

El secreto de preguntarte por qué

Pero no solo una vez, sino 5 veces. El método Kaizen defiende que es la mejor manera de identificar el origen de los problemas y alcanzar una solución duradera.

La respuesta al primer “porqué”, va a generar otro “porqué”, la respuesta al segundo “porqué” te pedirá otro y así sucesivamente. Se trata de una herramienta capaz de adaptarse a cualquier situación, para que puedas resolver casi cualquier problema. La finalidad es repetir la preguntar hasta que el origen del problema sea evidente.

Y, ¿por qué 5 veces? Al parecer, es la cifra a partir de la cual la raíz del problema sale a la luz.

En definitiva, el método Kaizen nos propone ser cada vez mejores, actuar con mayor eficacia y optimizar nuestro tiempo, uno de los tesoros más valiosos e irrecuperables del que disponemos.